Du antwortest auf Anfragen und hörst nie wieder etwas. Du denkst, es liegt an dir oder am Kunden. Bei meinen Kunden lag es dreimal an etwas anderem, und keiner hat es gemerkt.
Du bekommst eine Anfrage über deine Website. Du antwortest am selben Tag, mit Preis und Termin. Dann nichts. Du hakst nach. Wieder nichts. Irgendwann denkst du: Der hat sich anders entschieden, passiert.
Ich habe das dieses Jahr bei Kunden gesehen, dreimal, und kein einziges Mal lag es am Kunden. Die Mails sind nie angekommen. Nicht eine. Gemerkt hat es keiner. So ein Fehler meldet sich nicht, es wird einfach still.
Drei Fälle aus diesem Jahr
Das Formular, das nur so tut
Bei einem Kunden fand ich ein Kontaktformular, das auf Senden brav „Vielen Dank, wir melden uns“ zeigte. Verschickt hat es nie etwas. Eine Vorlage, bei der jemand den Versand vergessen hatte. Die Seite hat monatelang Anfragen angenommen und weggeworfen.
Der Mailserver war seit dem Winter weg
Eine Website, die ich übernommen habe, verschickte ihre Mails über einen Server, den es seit dem Winter nicht mehr gab. Ab da kam nichts mehr durch, keine Anfrage, keine Passwort-Mail. Ich habe es beim Übernehmen gefunden, und im Protokoll ließ sich genau nachverfolgen, seit wann: fünf Monate, 79 Fehlversuche. Fünf Monate, in denen der Betrieb dachte, es kommt einfach nichts rein.
Der Umzug
Beim dritten zog die Seite auf einen neuen Server. Alles lief, sah gut aus. Nur ließ der neue Server keine Mails raus, bei vielen Anbietern ist das die Voreinstellung. Das Formular meldete Erfolg, die Anfragen versandeten. Gefunden habe ich es, weil ich mir selbst eine Test-Anfrage geschickt und im Postfach nachgesehen habe.
Drei verschiedene Ursachen, dasselbe Ergebnis. Der Betrieb denkt, die Kunden melden sich nicht mehr. Dabei kommt seine Antwort gar nicht erst an.
Was sich 2024 geändert hat
Dazu kommt etwas, das die meisten Betriebe nie erfahren haben. Seit Februar 2024 nehmen Google und Yahoo Mails nur noch an, wenn der Absender sich technisch ausweisen kann. Microsoft ist 2025 nachgezogen. Die Begriffe dafür heißen SPF, DKIM und DMARC. Du musst sie nicht verstehen, nur eins wissen: Es sind drei Einträge bei deiner Domain, die sagen „diese Website darf im Namen dieser Adresse Mails verschicken“.
Fehlen sie, passiert nichts Sichtbares. Deine Mail geht raus, kommt beim Empfänger an und wird dort still in den Spam sortiert oder abgewiesen. Der Kunde sieht sie nie, du siehst keine Fehlermeldung. Und weil nicht jeder Empfänger gleich streng ist, kommt mal eine Mail an und mal nicht. Es fühlt sich an wie Zufall, und genau deshalb sucht niemand nach der Ursache.
Wer seine Domain vor 2023 eingerichtet hat und seitdem nicht angefasst hat, hat diese Einträge mit großer Wahrscheinlichkeit nicht. Das trifft die meisten kleinen Betriebe, weil damals niemand danach gefragt hat.
Weißt du, was in deinen DNS-Einträgen steht?
Ehrliche Frage. Weißt du, was da steht? Und weißt du überhaupt, was DNS ist?
Ist keine Schande, wenn nicht. Aber dann lass es lieber jemanden prüfen, der es weiß.
Denn die drei Einträge von oben liegen nicht in deiner Website. Sie liegen bei deiner Domain, bei dem Anbieter, bei dem du sie mal registriert hast. Und da fängt das eigentliche Problem an. Viele, die sich Webdesigner nennen, kommen an diese Einstellungen gar nicht ran. Sie bauen die Seite, der Rest gehört „dem Hoster“ oder „dem Kunden“ oder niemandem. Wie will jemand, der die Domain nie gesehen hat, sicher sein, dass deine Mails ankommen?
In den drei Fällen oben hatte jedes Mal jemand die Website gebaut und niemand die Domain im Blick. Deshalb frage ich bei jedem neuen Kunden zuerst, wo die Domain liegt und wer da rankommt. Wer das nicht beantworten kann, hat meistens auch das Mailproblem, er weiß es nur noch nicht.
Warum du es nicht merkst
Eine kaputte Website siehst du. Sie ist weiß, sie lädt nicht, ein Kunde ruft an. Beim Mailversand ruft keiner an. Da ist nur weniger los als letztes Jahr, und dafür findet der Kopf sofort andere Erklärungen. Saison, Konkurrenz, Preis, „die Leute sind halt so“.
Und es trifft nicht nur das Formular. Das Angebot, das du aus deinem Postfach schickst, die Rechnung, die Terminbestätigung, alles läuft über dieselbe Domain. Wenn die Einträge fehlen, wartet der Kunde auf dein Angebot und du auf seine Antwort, und beide denken, der andere hätte kein Interesse.
Rechne es einmal für dich durch. Eine verlorene Anfrage im Monat, über ein Jahr, mit deinem durchschnittlichen Auftragswert. Bei meinen Kunden kommt da der Preis einer ordentlichen Website raus, jedes Jahr, ohne dass jemand eine Rechnung schreibt.
Woran du erkennst, dass es dich betrifft
- Kunden sagen dir am Telefon, sie hätten nie eine Antwort bekommen.
- Anfragen über das Formular sind seltener geworden, ohne dass du etwas geändert hast.
- Du hast seit Jahren nichts an Domain oder Mail-Einstellungen gemacht und weißt nicht, wer das damals eingerichtet hat.
- Deine Seite ist umgezogen oder hat ein neues System bekommen.
- Du schickst dir selbst eine Test-Anfrage über das Formular und findest sie nicht im Posteingang. Auch nicht im Spam.
Trifft einer der Punkte zu, rate nicht. Ich sehe das in zehn Minuten, weil ich weiß, wo ich hinschauen muss. Domain-Einträge, Mailweg der Website, das Formular selbst. Danach weißt du es.
Mein Angebot
Ich prüfe genau das: ob deine Domain die drei Einträge hat, ob deine Website Mails wirklich verschickt und ob dein Formular ankommt. Das gehört bei mir zu jedem Website-Bau und zur laufenden Betreuung dazu, weil es nichts bringt, eine schöne Seite zu haben, die ins Leere schreibt.
Schreib mir kurz, welche Website es ist. Du bekommst eine klare Antwort: alles in Ordnung, oder hier ist das Loch und so schließe ich es.
Melde dich, ich schaue drauf
Schick mir die Adresse deiner Website. Ich prüfe Domain, Mailweg und Formular und sage dir, ob deine Mails ankommen. Keine Verkaufsschleife, eine klare Antwort.
Zum KontaktKurz beantwortet
Warum kommen meine E-Mails nicht an, obwohl ich keine Fehlermeldung bekomme?
Weil der Empfänger die Mail annimmt und dann still aussortiert. Google, Yahoo und Microsoft prüfen seit 2024, ob der Absender bei seiner Domain hinterlegt ist. Fehlt der Nachweis, landet die Mail im Spam oder wird verworfen, ohne dass du davon erfährst.
Was sind SPF, DKIM und DMARC?
Drei Einträge bei deiner Domain, die den Empfängern sagen, wer in deinem Namen Mails verschicken darf und was mit dem Rest passieren soll. So etwas wie ein Ausweis für deine Absenderadresse. Sie gehören zur Domain, nicht zur Website, und werden beim Website-Bau oft vergessen.
Wie finde ich heraus, ob meine Website Mails verschickt?
Der schnellste Test: Schick dir über dein eigenes Kontaktformular eine Anfrage von einer fremden Adresse, etwa vom Handy. Kommt sie nicht innerhalb weniger Minuten an, auch nicht im Spam, hast du das Problem. Ob es am Formular, am Server oder an der Domain liegt, prüfe ich dir in zehn Minuten.